Xác định việc chuyển từ quản lý hồ sơ giấy sang quản trị dữ liệu số không chỉ nâng cao hiệu quả công tác tổ chức xây dựng Đảng, mà còn tạo nền tảng phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong tình hình mới. Ngay sau khi có kế hoạch của cấp trên, Đảng ủy phường Đông Sơn đã ban hành kế hoạch triển khai chiến dịch 100 ngày thực hiện các nhiệm vụ về chuyển đổi số ngành Tổ chức xây dựng Đảng của phường Đông Sơn. Đảng ủy phường xác định dữ liệu số phải bảo đảm các tiêu chí: “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”. Theo đó, mỗi thông tin trước khi được cập nhật lên hệ thống đều phải kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ gốc, bảo đảm chính xác, đầy đủ và có khả năng cập nhật thường xuyên. Dữ liệu không chỉ phục vụ lưu trữ mà phải có giá trị khai thác, sử dụng trực tiếp trong công tác quản lý, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ xây dựng Đảng.

Để bảo đảm tiến độ và chất lượng, Ban Thường vụ Đảng ủy phường yêu cầu các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm nguyên tắc “6 rõ - 1 xuyên suốt”, gồm: rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thẩm quyền, rõ thời gian, rõ kết quả; xuyên suốt từ khâu giao nhiệm vụ đến kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm. Trên cơ sở đó, phường đã thành lập Ban chỉ đạo; Tổ thực hiện Chiến dịch 100 ngày về chuyển đổi số trong công tác tổ chức xây dựng Đảng; phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, từng nhóm hồ sơ và từng giai đoạn thực hiện.

Trước khi số hóa, hồ sơ được rà soát, phân loại, chỉnh lý và kiểm tra nhằm kịp thời phát hiện những thông tin còn thiếu, chưa thống nhất hoặc cần xác minh, bổ sung. Cùng với việc tạo lập bản điện tử, cán bộ thực hiện nhiệm vụ còn phải chuẩn hóa thông tin, cập nhật dữ liệu lên các hệ thống chuyên ngành, sắp xếp hồ sơ khoa học và bảo đảm dữ liệu có thể tìm kiếm, khai thác, sử dụng thuận lợi trong thực tế.

Thông qua số hóa, các thông tin về tổ chức đảng, đảng viên và cán bộ được rà soát, cập nhật, chuẩn hóa và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu dùng chung. Qua đó, từng bước khắc phục tình trạng hồ sơ phân tán, thông tin chưa đồng nhất, phải nhập liệu nhiều lần hoặc mất nhiều thời gian khi tra cứu, tổng hợp và xây dựng báo cáo. Toàn phường hiện có tổng số 3.716 hồ sơ đảng viên thực hiện số hoá hồ sơ đảng viên. Trong đợt 1 (15 ngày đêm) phấn đấu hoàn thành số hoá 1.510 hồ sơ, trong đó có 836 hồ sơ đảng viên của khối cơ quan trường học, y tế, doanh nghiệp và 674 hồ sơ của khối tổ dân phố. Đến nay (sau 4 ngày triển khai thực hiện), toàn phường đã thực hiện số hoá được 470 hồ sơ trong đó 310 hồ sơ đảng viên của khối trường học, cơ quan và 160 hồ sơ đảng viên tổ dân phố.

Việc số hóa được triển khai đồng bộ với quá trình rà soát, cập nhật dữ liệu trên Sổ tay đảng viên điện tử và Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Đây là nền tảng quan trọng để xây dựng tổ chức đảng hoạt động hiệu quả trên môi trường số.

Cùng với việc đảm bảo tiến độ, vấn đề an toàn, bảo mật dữ liệu được địa phương đặc biệt quan tâm. Hồ sơ đảng viên chứa nhiều thông tin quan trọng, do đó quá trình thu thập, số hóa, cập nhật, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu phải thực hiện nghiêm các quy định về bảo vệ bí mật của Đảng, bí mật nhà nước, an toàn thông tin và an ninh mạng.

Việc truy cập, khai thác dữ liệu được phân quyền phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị và cá nhân. Các thiết bị phục vụ số hóa, đường truyền và hệ thống lưu trữ được kiểm tra thường xuyên nhằm hạn chế nguy cơ mất dữ liệu, lộ lọt thông tin hoặc bị truy cập trái phép.

Số hóa hồ sơ đảng viên là quá trình chuẩn hóa phương thức quản lý, đổi mới lề lối làm việc và nâng cao năng lực quản trị của tổ chức đảng. Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và kết nối dùng chung, công tác tra cứu, tổng hợp, tham mưu và báo cáo sẽ được thực hiện nhanh chóng, khoa học hơn. Cấp ủy các cấp có thêm nguồn dữ liệu tin cậy để phục vụ công tác quản lý đảng viên, đánh giá cán bộ, kiểm tra, giám sát và đưa ra các quyết định phù hợp.

Với sự vào cuộc quyết liệt của các cấp ủy, sự phối hợp trách nhiệm của cán bộ, đảng viên, phường Đông Sơn đang từng bước xây dựng hệ thống dữ liệu tổ chức đảng và đảng viên đồng bộ, hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng công tác xây dựng Đảng trong giai đoạn mới.